Das Team des Monats

Bei Burda arbeiten die besten Teams, die gemeinsam großartige Dinge auf die Beine stellen. In unserer Serie „Das Team des Monats“ stellen wir solche Teams vor. Das Team des Monats Januar 2021 sind die Kollegen vom Burda Procurement. Sie führen im Jahr rund 1500 Verhandlungen und haben insgesamt eine halbe Milliarde Euro im Blick.

Roman Miserre, Geschäftsführer Burda Procurement, erzählt von Teamerfolgen, gibt einen Ausblick auf die Herausforderungen des noch taufrischen Jahres 2021 und gibt einen praktischen Tipp, mit dem Sie – mit etwas Geschick – aus jeder Verhandlung das Maximum herausholen.

Was war bisher Ihr größter Teamerfolg? 

Der größte Teamerfolg ist wohl, wie wir uns als Team personell gefunden und strategisch sortiert haben. Wir haben eine Transformation hinter uns, die man ohne Übertreibung als wirklich grundlegend bezeichnen kann, und zwar in allen Dimensionen: Nicht nur kam weit über die Hälfte unseres Teams die letzten Jahre neu zu uns, sondern auch unser Auftrag hat sich komplett geändert, von einem eher abwickelnden Einkauf hin zu proaktiven Spendmanagern. Unsere Arbeitsweise hat daher nur noch sehr wenig mit dem zu tun, wie der Burda Einkauf früher- oder auch viele Einkaufsorganisation heute noch arbeiten. Diese Veränderung auf allen Ebenen als Team nicht nur „verdaut“ zu haben, sondern hierbei mittlerweile als Vorbild für viele andere Einkaufsabteilungen gelten, macht uns schon stolz. 

Wenn wir auf 2020 zurückblicken, war der größte Teamerfolg sicherlich, im März buchstäblich von Freitag auf Montag unsere gesamte Arbeit auf Remote umgestellt zu haben, ohne dass eine der vielen Verhandlungen oder Projekte darunter gelitten hätten. 

Hier machten wir die gleiche Erfahrung wie alle Burda-Kollegen. Als Team sind wir sogar gestärkt aus diesem Jahr gegangen. Im übergreifenden Arbeiten. Sei es in Bezug auf Themen oder auch unsere Standorte, sind wir definitiv klüger und agiler geworden. Aussagen wie „diese Aufgabe gehört ins andere Cluster“ oder „die Standorte Offenburg und München ticken kulturell irgendwie anders“ habe ich schon lange nicht mehr gehört.

Wie hoch ist das jährliche Einkaufsvolumen des Procurement?

Insgesamt haben wir als Burda Procurement knapp eine halbe Milliarde Euro im Blick. Aktiv managen wir davon als Einkauf ca. 270 Mio €. Weitere 120 Mio. € sind aus unserer Sicht auch durch einen professionellen Einkaufsprozess nicht wirklich sinnvoll beeinflussbar. Bei über 60 Mio. € des Spends hingegen, den wir als Hubert Burda Media an die Außenhaut geben, sind wir bislang nicht eingebunden, obwohl wir hier Mehrwerte erbringen können und laut Beschaffungsrichtlinie auch sollten. Diese Summe wollen wir in diesem Jahr gemeinsam mit unseren Klienten verstärkt angreifen. Wichtiger jedoch als Einbindungskennzahlen ist für uns, bei allen unternehmerisch relevanten Verträgen die wirklich entscheidenden „jobs-to-be-done“ als Spend Manager zu erfüllen.

Was war bisher der größte Deal, den Sie verhandelt haben?

Aktuell haben wir weit über 1500 Verhandlungen im Jahr am Start, darunter viele mit großen Volumen und vor allem auch mit komplexen Verhandlungsstrategien. Hierüber reden wir aus guten Gründen aber ungern. Aber so viel: Immer dann, wenn wir uns Lieferantenmonopolen gegenübersehen, freuen wir uns, den ganzen Methodenkoffer exzellenter Verhandlungsführung auspacken zu können. In Bezug auf das Volumen ist der Einkauf von Tiefdruckpapier der mit Abstand größte Posten in unseren Büchern, der Spend für IT-Themen hingegen der am schnellsten wachsende.

Aufteilung im Team: Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?

Marketing & eCommerce Operations: 

Alfons Ettinger, Matthias Müller, Nicole Bormann, Sandra Schwab (aktuell in Elternzeit) und Sophie Weirather unterstützen ihre Burda Stakeholder genauso gern dabei, für zahlreichen Marketinganforderungen und Events die richtigen Partner zu finden, wie sie strategische Verhandlungen mit Oligopolisten planen.

Real Estate & Engineering: 

Silke Burkard (aktuell in Elternzeit), Niko Reimert, Oliver Stehle, Melissa Schienle, Ilka Beathaler, Sabine Busam und Michael Lögler jonglieren zwischen der operativen Abwicklung von Wiederholungsbedarfen und richtig großen Beschaffungs-Projekten wie dem Bau von Werk 2 bei BurdaDruck.

Raw Material & Print: 

Michael Böhler und Uli Dockhorn stellen sich der starken Konsolidierung des Druckpapiermarktes mit strategischen Überlegungen und zentralisieren als Kompetenz-Center Know-How für Offsetherstellungsleistungen.

Content/Publishing Services & Mobility:

Florian Falk, Lorenz Bauer, Florian Schulan und Larissa Cramer widmen sich der Mammutaufgabe leistungsabhängige Preiskorridore für externe Lizenzgeber bei HBM zu etablieren und sorgen daneben noch dafür, dass wir kostengünstig reisen können.

IT & Professional Services:

Daniela Vorbauer, Georg Berndl, Nadja Gelis, Michael Sauda, Claudia Homoet, Max Schwarzbauer und Isabel Landwehr stellen sich kontinuierlich den neuen Herausforderungen der rasant zunehmenden Digitalisierung und supporten darüber hinaus die passende externe Manpower für Burda unter Vertrag zu nehmen.

Tools, Performance und Finance Management:

Ann-Christin Krepp, Saim Bilir, Konstantin Ruppert, Jutta Ostermann, Markus Besl und Michaela Endrizzi begleiten die Burda-Kollegen bei der Einführung unseres effizienten Procure-to-Pay Systems Coupa und unterstützten die Procurement Manager dabei effektiv im Spend Management für Burda zu sein.

Geschäftsleitung

Roman Miserre, Nils Honerla und Patrick Dümpelfeld bleiben tagtäglich am Ball und auf dem Gaspedal, um Procurement disruptiv zu denken und zu gestalten.

Welche Niederlage mussten Sie einstecken und was haben Sie daraus gelernt?

Nicht jede Verhandlung geht genau so aus, wie wir das geplant haben, etwa indem die ZOPA („Zone Of Possible Agreement“) anders lag, als vor der Verhandlung vermutet. Das kann viele Gründe haben, die wir in einem unserer 14täglichen internen Trainings Review passieren lassen, um daraus zu lernen. Aber es gilt: Aufstehen, Maske richten, das neue Projekt steht vor der Tür.

Das neue Jahr ist noch taufrisch – was wird 2021 Ihre größte Herausforderung?

Die größte Herausforderung wird die fortlaufende Implementierung der E-Procurement Lösung Coupa und damit die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse bei Hubert Burda Media sein, von der Bestellung bis hin zur Rechnungsbegleichung. Wir wollen diese Plattform aber nicht nur „live“ schalten, sondern allen Fachbereichen mit ihren unterschiedlichsten Bedürfnissen die unternehmerische Notwendigkeit einer solchen Lösung wirklich nahebringen. Der Spagat ist, eine gewisse Standardisierung herbeizuführen, ohne hierbei die Individualität unserer Unternehmungen außer Acht zu lassen. Ein Spannungsverhältnis, mit dem wir uns jeden Tag mit großer Leidenschaft beschäftigen, solange bis wir die konkret richtige Lösung für Hubert Burda Media gefunden haben.

Geben Sie uns zum Schluss einen Expertentipp: Welche Verhandlungsstrategie funktioniert am besten?

Ein banaler, dennoch gewaltig wirksamer Tipp: Habe immer einen Plan B! Erst ein attraktiver Plan B, also eine robuste alternative Idee, bringt dich überhaupt in eine selbstbewusste Verhandlungsposition. Wir Verhandler reden hier von der BATNA („Best Alternative To a Negotiated Agreement“). Für diese BATNA denkt „out-of-the-box“ und werdet kreativ; denn es gibt immer eine Alternative. Manchmal musst du diese aber erst schaffen, bevor du verhandlungsbereit bist. Den besten Plan B zu erkennen oder zu entwickeln, dauert manchmal nur 10 konzentrierte Minuten. Bei komplexen Verhandlungen haben wir aber auch schon arbeitsreiche 10 Monate als Vorlauf gebraucht. Eines jedenfalls steht fest: Wirksame Verhandlungsmacht ist kein fester Punkt, sondern entsteht erst im Kopf des anderen.