SMARTMail
29.09.2023

Team des Monats: September

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Bei Burda arbeiten die besten Teams, die gemeinsam großartige Dinge auf die Beine stellen. In unserer Serie „Das Team des Monats“ stellen wir solche Abteilungen im Intranet vor. Heute: Das interdisziplinäre SmartMail-Projekt-Team.

Für das SMARTMail-Projekt habt Ihr ein interdisziplinäres Team aus unterschiedlichen Abteilungen gebildet. Euer Motto lautet „Just Label it!“. Was verbirgt sich hinter dieser Kernbotschaft?

Es geht um die korrekte Aufbewahrung von E-Mails. Und das betrifft uns alle. Mit SMARTMail bieten wir eine unkomplizierte Möglichkeit für das Management und relevante Bereiche, ihren rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Aufbewahrung von E-Mails nachzukommen. Dabei behalten die SMARTMail-User:innen weiterhin die Kontrolle über ihre Mails und bewahren nur das auf, was wirklich aufbewahrungspflichtig ist. Dadurch wird auch vermieden, dass gelabelte E-Mails bei Mitarbeiter:innenwechseln verloren gehen, wenn es keine Übergabe gab. Außerdem haben SMARTMail-User:innen den Vorteil, dass ihr Postfach automatisch nach 4 Jahren bereinigt wird und sie somit immer datenschutzkonform arbeiten.

Wann wurde das Projekt ins Leben gerufen? 

In Auftrag gegeben wurde das Projekt 2019 im Vorstandsbereich Holger Eckstein, die Projektverantwortung wurde an Ralf Kimpel (Director CARiS) übergeben, mittlerweile stehen wir am Ende des Rollouts und sind alle mächtig stolz darauf! Der größte Teil der sog. SMARTMail-Zielgruppe hat sein E-Learning als Voraussetzung für die Freischaltung für SMARTMail erfolgreich absolviert, samt Live-Intensivschulung und Q&A-Session. Die Aufbewahrungsfristen 10+1 Jahre sowie 30+1 Jahre kann diese Gruppe also schon anwenden, während die datenschutzrelevante Löschroutine von Mails älter 3+1 Jahren in 2024 sukzessive freigeschaltet werden wird.

Nach welchen Kriterien wurde Euer Team zusammengestellt und wie hat der Workflow funktioniert? 

Sehr gut! Natürlich hat das SMARTMail-Team, durch seine lange Laufzeit und ein paar natürliche Mitarbeiter:innen-Wechsel einige Veränderungen erfahren. Aber in den verschiedenen Projektphasen haben viele Burda-Expert:innen zum Erfolg des Projekts beigetragen. Anfangs wurden im Auftrag von Ralf Kimpel die rechtlichen Anforderungen an die "Aufbewahrung digitaler geschäftlicher Kommunikation" in einem Arbeitspapier von der SSB Kanzlei definiert. Das war die Grundlage für die Festlegung der rechtlichen Anforderungen an unsere technische Lösung. Im Verlauf des Projekts hatten erst Anouk Bender, dann Hanni Sobek die Leitung des Projektmanagement. Ab 2020 lag das dann komplett bei CARiS, und es wurde ein laterales Konzern-Team aufgebaut.

Seit Ende 2022 hat SMARTMail mit Li Peng eine zentrale Schnittstelle für die Kommunikation, Rollout-Planung, Dokumentation und Prozess-Optimierung. Die Intensivschulungen sowie Q&A-Sessions werden live von Hanni Sobek, Dr. Martin Scheuer und Li Peng durchgeführt. In Zusammenarbeit mit Legal (Gabriela Jäger, Marina Echteler, Elisabeth Kuhn), Data Privacy (Dr. Martin Scheurer) und BDS (Peter Fritsch) werden hier auch die Benutzeranfragen beantwortet. Meldet Euch gern jederzeit, wenn ihr dazu Fragen habt.

Was war die größte Herausforderung in dem Projekt und wie habt Ihr die gemeinsam gemeistert? 

Eine große Herausforderung war die gemeinsame Konsensbildung zwischen den verschiedenen Burda-Bereichen. Insbesondere ging es um die inhaltlich rechtliche Ausgestaltung von SMARTMail. Aufgrund der heterogenen Struktur von Burda, mit unterschiedlichen Standorten, Unternehmenskulturen und Fachkenntnissen, war das alles andere als leicht. Aber durch unser gemeinsames Engagement haben wir das erfolgreich gemeistert. Wie? Mit effektiver Kommunikation, regelmäßigen Besprechungen und Abstimmungsschleifen sowie klaren Aufgabenverteilungen. Die waren entscheidend, um zu einem Konsens zu gelangen. Mut zur Diskussion und offener Informationsaustausch haben uns auch sehr geholfen. Die einzelnen Teamplayer:innen hatten unterschiedliche Erfahrungen und bewährte Praktiken aus ähnlichen Projekten, die uns halfen uns, die Zusammenarbeit zu optimieren. Auch wichtig: Eine klare Differenzierung der Verantwortungsbereiche zwischen BurdaSolutions (technische Ausgestaltung) und CARiS/Legal/Data Privacy (inhaltliche Natur).

Jetzt aber liegt es an der Akzeptanz, die jeder einzelne User und jede Userin dem Kennzeichnen von Mails entgegenbringt, ob SMARTMail ein erfolgreiches Projekt bleibt. Deshalb lautet unser Motto und die Aufforderung an alle Burda-Kolleg:innen: Just Label it!


Aufteilung im Team: Wer war für welche Aufgabe verantwortlich?

  • Legal: rechtliche Anforderungen: Andreas Rittstieg, Maxim Ciebiera, Dr. Martin Scheurer
  • Data Privacy: rechtliche Anforderungen und Schulungskonzept: Dr. Martin Scheurer
  • Corporate Tax & Accounting: Heinz Spengler, Christiane Lahr, Stefan Mayer, Thilo Knöller
  • BurdaServices Accounting: Ralf Grasser
  • BDS: Marktselektion und technische Anforderungen: Ralf Maier, Projektmanagement: Madeleine Weber, weitere technische Anforderungen, Umsetzung und Implementierung: Markus Hoeschen, Ralf Doninger, Peter Fritsch, Schulungs- und Kommunikationskonzept: Peter Fritsch, Ticketsystem: Lenn Koch
  • Procurement: Ausschreibung: Michael Sauda
  • Controlboard: Entscheidung und Freigabe von Milestones sowie der ausgearbeiteten Microsoft-Lösung: Holger Eckstein, Katharina Herrmann, Gerhard Thomas, Heinz Spengler, Priska Hodapp-Steinbild, Thomas Koelzer, Jürgen Kempter, Maximilian Preisser, Ralf Kimpel
  • Corporate HR: Schulungs- und Kommunikationskonzept: Janina Bierwirth, Christiane Blana, Johanna Leufgens
  • BDS-HR Schnittstelle Schulungen: Alessa Fiehn
  • CARiS (Corporate Audit, Risk & iSecurity): rechtliche Anforderungen: Ralf Kimpel, Hanni Sobek, Schulungs- und Kommunikationskonzept: Hanni Sobek, Elisabeth Kuhn, Li Peng
  • Videofactory: Schulungsvideos: Anke Steinbacher & Team
  • Compliance International: internationale SMARTMail-Lösungen: Claus-Thomas Kuhn
  • Sparringspartner: Jake Curtis

 

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